I. Tổng quan về IFRS 16: Tác động đến báo cáo tài chính doanh nghiệp

Từ ngày 01/01/2019, Chuẩn mực kế toán IFRS 16 đã chính thức được áp dụng nhằm tăng cường tính minh bạch tài chính. Chuẩn mực này yêu cầu các doanh nghiệp phải ghi nhận “Quyền sử dụng Tài sản” (Right-of-use – ROU) và “Nợ thuê tài chính” tương ứng đối với hầu hết các hợp đồng thuê tài sản.

IFRS 16 thiết lập các quy tắc chuẩn hóa yêu cầu ghi nhận tài sản và nợ phải trả cho tất cả các hợp đồng thuê, ngoại trừ các tài sản có giá trị thấp hoặc thời hạn thuê từ 12 tháng trở xuống. Ví dụ: khi một công ty thuê văn phòng hoặc máy móc, quyền sử dụng phải được ghi nhận trong báo cáo tài chính dưới dạng cả tài sản và nợ phải trả cho giá trị tích lũy trong tương lai, và giá trị này phải được điều chỉnh trong suốt vòng đời của hợp đồng thuê.

II. Khả năng hỗ trợ tuân thủ IFRS 16 vượt trội trên Sage X3

Sage X3 cung cấp các tính năng chuyên dụng giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của bên thuê tài sản theo IFRS 16 bằng cách tận dụng phân hệ Tài sản cố định (Fixed Assets).

Điểm mạnh của giải pháp Sage X3 là khả năng tích hợp hệ thống, cho phép dữ liệu thuê tài sản chuyển vào danh mục tài sản cố định và sổ cái kế toán.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các quy trình này chưa được tự động hóa hoàn toàn; vẫn tồn tại một số thao tác thực hiện thủ công. Do đó, giải pháp tiêu chuẩn có thể phát sinh thêm chi phí quản lý đối với các doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn hợp đồng thuê.

III. Tích hợp kế toán thuê tài sản vào Sổ cái tổng hợp (GL)

Trong Sage X3, Kế toán thuê tài sản được tích hợp chặt chẽ với sổ cái tổng hợp (General Ledger). Để thiết lập sự tích hợp này đòi hỏi phải ánh xạ (mapping) các Tài khoản trong hệ thống Kế toán (Chart of Accounts) cụ thể, như: Tài sản cố định (Quyền sử dụng), Khấu hao lũy kế, Nợ thuê tài chính ROU và Chi phí lãi vay vào các Mã định khoản kế toán (Accounting Codes) tương ứng cho Hợp đồng thuê và Tài sản cố định.

Ngoài ra, Sage X3 đảm bảo các giao dịch phản ánh chính xác giá trị hiện tại thuần (NPV) và chi phí lãi vay bằng cách sử dụng các Bút toán Tự động (Automatic Journals) đã được cấu hình phù hợp (như REPAY và FXDPR).

IV. Các thành phần hệ thống cốt lõi để cấu hình IFRS 16

Nền tảng tuân thủ IFRS 16 trong Sage X3 được thiết lập dựa trên hai nhân tố chính: Hợp đồng thuê (Lease contract) – xác định các điều khoản thỏa thuận, và Tài sản cố định (Fixed asset) – đại diện cho quyền sử dụng tài sản. Để đảm bảo quy trình vận hành này một cách liền mạch, các thành phần hệ thống sau cần được cấu hình chính xác:

Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts): Thiết lập các tài khoản riêng biệt cho tài sản ROU, nợ phải trả và chi phí.

Mã định khoản kế toán (Accounting Codes): Ánh xạ các tài khoản sổ cái vào mã định khoản tài khoản cụ thể cho “Hợp đồng thuê” và “Tài sản cố định”.

Loại bút toán kế toán (Accounting Entry Types): Các loại như RNTCRE (Khởi tạo), RNTPAY (Thanh toán) và RNTISS (Bán & Thanh lý) phải được thiết lập và cập nhật để liên kết với các Sơ đồ kế toán phù hợp.

Bút toán tự động (Automatic Journals): Các dòng trong sổ nhật ký phải được điều chỉnh để ghi nhận giá trị hiện tại thuần thay vì tổng số tiền thanh toán thực tế, đồng thời kích hoạt việc ghi nhận chi phí lãi vay trong quá trình tạo thanh toán.

Tham chiếu	Bút toán tự động	Dòng bút toán	Lý do điều chỉnh
A4a	REPAY (Thanh toán tiền thuê)	Dòng 1: Thanh toán thuê tài sản	Ghi nhận giá trị hiện tại thuần (NPV) thay vì tổng thanh toán thực tế.
A4ab	REPAY (Thanh toán tiền thuê)	Line 23: Chi phí lãi vay IAS	Ghi nhận chi phí lãi vay khi tạo các khoản thanh toán.
A4c	FXDPR (Khấu hao TSCĐ)		Bao gồm cả loại hình nắm giữ tài sản = “Thuê” khi chạy khấu hao.

V. Quản lý tài sản quyền sử dụng (ROU) trong phân hệ Fixed Assets

Tài sản cố định trong Sage X3 hỗ trợ ghi nhận quyền sử dụng đối với các hợp đồng thuê và được trích khấu hao theo thời gian. Chức năng này giúp phản ánh chính xác tác động tài chính của các hợp đồng thuê tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty.

Quy trình Khởi tạo thủ công và Nhập liệu (Import): Sage X3 linh hoạt trong cách ghi nhận dữ liệu Hợp đồng thuê:

• Tạo thủ công: Người dùng tạo hợp đồng thuê bằng cách nhập các thông tin chính (như ngày tháng, bên cho thuê, và giá trị) , đồng thời đảm bảo Loại hợp đồng (Contract Type) được đặt là “Rent” (Thuê) — điều kiện bắt buộc để hệ thống tính toán giá trị hiện tại thuần (NPV)
• Quy trình Nhập liệu: Để tối ưu hóa việc nhập liệu, người dùng có thể sao chép mẫu Import tiêu chuẩn của Sage X3 và tùy chỉnh theo nhu cầu. Nhờ đó, người dùng có thể chuẩn bị Lịch thanh toán (Open Item Schedules)  (bao gồm kỳ thanh toán hàng tháng, số tiền thuê, chi phí lãi vay) trên MS Excel, sau đó  nhập trực tiếp vào hệ thống dưới định dạng CSV.

VI. Hướng dẫn chi tiết: Quản lý vòng đời hợp đồng thuê trên Sage X3

6.1. Các trường thông tin hợp đồng:Thiết lập các trường thông tin hợp đồng thuê tài sản:

Để quản lý chính xác các hợp đồng thuê theo IFRS 16, Sage X3 yêu cầu người dùng nhập đầy đủ và chi tiết các trường thông tin hợp đồng quan trọng, là cơ sở xác định giá trị tài chính Quyền sử dụng tài sản (ROU). Các chỉ số định giá thiết yếu như: lãi suất ngầm định, lãi suất biên đi vay, chi phí trực tiếp ban đầu và chi phí hoàn trả, số liệu này được nhập thủ công.

• Xác định Bên cho thuê, chi tiêu trên ảng cân đối kế toán, Ngày bắt đầu/kết thúc, Mã định khoản kế toán và Loại tiền tệ.
• Để liên kết tài sản ROU với hợp đồng, “Bản chất” (Nature) của hợp đồng phải là “Tài sản cố định” và “Loại hình nắm giữ” (Holding type) của tài sản tương ứng phải được thiết lập là “Thuê” (Rented).

6.2. Quản lý lịch trình thanh toán và các thông số tài chính:

Trong Sage X3, lịch thanh toán hợp đồng thuê được quản lý tập trung tại mục “Open Item Schedule”. Tại đây, người dùng xác định dòng thời gian tài chính bằng cách nhập thông số cho từng kỳ thanh toán: Bắt đầu kỳ, Kết thúc kỳ, Số tiền thuê và Chi phí tài chính (lãi suất). Để bảo đảm tuân thủ đầy đủ IFRS16 và thực hiện đánh giá lại hằng năm một cách chính xác, hệ thống cho phép nhập thủ công các yếu tố phức tạp như: các khoản thanh toán biến đổi, giá trị đảm bảo còn lại, giá thực hiện quyền mua và các khoản phạt khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

6.3. Tự động tính toán giá trị hiện tại thuần (NPV):

Sage X3 đảm bảo theo dõi tài chính chính xác bằng cách tự động tính toán Giá trị hiện tại thuần (NPV) của hợp đồng thuê ngay khi các thông số căn bản – như lãi suất và lịch thanh toán- được cập nhật.

• Kết quả tính toán này là cơ sở tài chính quan trọng, vì NPV được tạo ra phải được sử dụng làm nguyên giá ban đầu (nhập vào trường “Tax Excl. Input Val”) khi vốn hóa tài sản ROU tương ứng.
• Hệ thống quản lý cả giá trị ban đầu và giá trị mới chuyển đổi theo các loại tiền tệ đã định nghĩa, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật trong suốt vòng đời hợp đồng.

6.4. Theo dõi các sự kiện tài chính trong suốt thời hạn hợp đồng:

Sage X3 theo dõi và quản lý các sự kiện tài chính khác nhau trong suốt thời gian hiệu lực của hợp đồng thuê:

Khởi tạo & Phê duyệt: Hợp đồng được tạo, và các bút toán kế toán liên quan đến ghi nhận ban đầu sẽ được hệ thống tự động phát sinh.

Khấu hao & Thanh toán: Hệ thống tự động tạo lịch khấu hao tài sản ROU và các sự kiện phí thanh toán thuê hàng tháng.

Cập nhật hợp đồng: Nếu các yếu tố như lãi suất thay đổi, hợp đồng có thể được cập nhật, từ đó tự động cập nhật Nhật ký sự kiện và điều chỉnh giá trị tài sản ROU tương ứng.

Chấm dứt hợp đồng: Khi kết thúc thời hạn, hợp đồng có thể được ghi nhận là đã hoàn tất (Completed). Trong trường hợp chấm dứt trước hạn, hệ thống sẽ đánh dấu tài sản là “Nhượng bán/Thanh lý” và thực hiện bút toán đảo cho tài khoản Tài sản ROU cùng với Khấu hao lũy kế.

VII. Phiên bản Sage X3 hỗ trợ và điều kiện kích hoạt module

7.1. Phiên bản Sage X3 hỗ trợ: Tính năng tuân thủ IFRS 16 được tích hợp sẵn trong các phiên bản tiêu chuẩn Sage X3 V11 và V12. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống đã có phân hệ Tài sản cố định (Fixed Assets).

7.2. Yêu cầu  kích hoạt: Quản trị hệ thống phải kích hoạt Phân hệ Tài Sản Cố Định và mã hoạt động (Activity Code) “LEA” (Lease contract).

7.3. Phạm vi chức năng: Giải pháp IFRS 16 của Sage X3 tập trung vào sự tích hợp nền tảng, giúp người dùng kiểm soát chi tiết các quy trình cốt lõi. Đối với doanh nghiệp có khối lượng lớn hợp đồng thuê tài chính, có thể tùy chỉnh thêm khả năng xử lý hàng loạt. Các yêu cầu nhập liệu nâng cao hoặc sửa đổi đặc thù theo địa phương có thể được thực hiện thông qua tư vấn kỹ thuật ngoài phạm vi các mẫu chuẩn.

7.4. Miễn trừ trách nhiệm: Thông tin cấu hình và chức năng nêu trên chỉ mang tính chất tham khảo chung về phần mềm. Chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến từ chuyên gia tư vấn tài chính Sage X3 để giải quyết các vấn đề liên quan đến tuân thủ, thuế và kế toán.

VIII. Kết luận: Tối ưu hóa quản trị tài chính minh bạch cùng Ekino

Việc ứng dụng Sage X3 để tuân thủ IFRS 16 giúp bộ phận tài chính tích hợp liền mạch danh mục hợp đồng thuê tài sản vào hệ thống ERP tổng thể. Mặc dù đòi hỏi thiết lập ban đầu cẩn trọng – đặc biệt về mã định khoản kế toán và bút toán tự động- hệ thống mang lại sự đồng bộ giữa tài sản ROU và nghĩa vụ nợ phải trả, từ đó nâng cao tính minh bạch, tuân thủ và hiệu quả quản trị tài chính.

Để tối ưu hóa phân hệ này, Ekino Vietnam luôn sẵn sàng hỗ trợ tùy chỉnh môi trường Sage X3 phù hợp với quy mô và quy trình đặc thù của doanh nghiệp bạn.